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Lorsque l’on est indépendant et seul à bord, il peut être difficile de tout gérer, surtout sans un outil puissant ou une bonne organisation. Lorsque les projets se succèdent, il devient compliqué de rester bien organisé et à l’écoute. Et c’est normal, quand on est freelance on gère tout dans son entreprise : la prospection, le marketing, les réseaux sociaux, les missions et tout le travail administratif en plus.

En tant qu’indépendant, votre temps est précieux, alors si vous passez plus de temps à chercher l’information dont vous avez besoin qu’à chouchouter vos clients, voici nos 5 conseils pour améliorer votre organisation et votre gestion de clientèle en tant qu’indépendant.

1. Centralisez toutes les informations et tous les documents en un seul endroit

C’est la base ! Pour pouvoir bien travailler et être le plus efficace possible en un minimum de temps, il faut être bien organisé. Et cela commence par la centralisation de tous les documents et informations dont vous avez besoin pour votre travail en un seul endroit, que vous utilisiez un format numérique ou papier.

Vous devez créer une organisation qui vous permettra de retrouver n’importe quelle information ou n’importe quel document en quelques secondes. Et pour cela, il faut savoir où chercher et donc savoir où et comment les informations sont stockées.

Avec une bonne organisation (que ce soit par client ou par projet), vous évitez de perdre votre temps inutilement mais aussi de vous épuiser en vain. De plus, cela vous évitera de devoir demander plusieurs fois les mêmes informations à votre client.

Pour les fans de papier, un classeur avec intercalaires commandés par le client peut être une bonne solution.

Pour les fans de numérique, il y a lundi.com, une plateforme de gestion de projet personnalisable et flexible. Vous pouvez donc l’adapter à votre façon de travailler. Vous pouvez également inviter des collaborateurs sur votre board monday.com : la discussion est simple et directe. Pratique lorsque vous avez besoin de partager rapidement des informations avec vos clients !

Sur monday.com, vous avez également la possibilité d’intégrer directement Gmail, ou toute autre boîte aux lettres, pour vous assurer de ne manquer aucun e-mail important.

2. Faciliter les demandes des clients

Encore un conseil très important ! En effet, sans clients ni prospects, il n’y a pas de business. Vous devez donc faciliter au maximum les demandes des clients et leur permettre de vous contacter facilement et rapidement.

Par exemple, vous pouvez utiliser des formulaires pour gérer toutes les demandes entrantes de nouvelles affectations, puis créer une méthodologie pour gérer et répondre à ces demandes.

Avec monday.com, vous pouvez intégrer ces formulaires directement dans votre espace de travail et apporter ainsi une réponse rapide au demandeur via le tableau de bord de gestion des ressources de votre entreprise. D’un simple coup d’œil, vous pouvez estimer votre charge de travail grâce au logiciel afin de ne pas vous surcharger.

À la fin de vos missions, monday.com permet également à vos clients de vous faire un retour simple et rapide sur votre travail.

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3. Surveillez les délais

Lorsque vous êtes indépendant, vous avez tendance à toujours vouloir en faire plus et à vouloir travailler toujours plus longtemps. Mais ce n’est pas la bonne solution : à terme, vous vous épuiserez à la tâche et vous finirez par être déçu et dégoûté du monde de l’entrepreneuriat.

Au lieu de cela, essayez de visualiser chaque mission et de la décomposer en grandes étapes pour estimer la durée de chaque tâche de mission. Cela vous donnera une meilleure visibilité sur votre charge de travail et le temps à y consacrer.

Grâce à la colonne ‘Suivi du temps’ du logiciel monday.com, vous pouvez suivre les étapes de votre mission et le temps nécessaire à celle-ci. Cela vous permet d’avoir des objectifs précis et des priorités claires pour travailler à votre rythme sans vous épuiser. Vous travaillerez ainsi moins mais mieux avec une meilleure organisation et un esprit plus serein.

4. Configurez les automatisations

L’automatisation des tâches administratives répétitives est un gain de temps non négligeable, surtout lorsque l’on travaille seul. De plus, cela aide à minimiser les erreurs !

Grâce à monday.com, vous pourrez intégrer tous les outils que vous utilisez déjà (comme Gmail, Dropbox, Zoom, Zapier et bien d’autres) pour pouvoir gérez votre entreprise à partir d’un point central sans avoir à tout changer ou migrer vers une nouvelle plateforme, un processus lent qui peut être compliqué à gérer seul.

Avec monday.com, vous pouvez tout faire : prospection, email, administration et gestion de mission.

5. Analysez vos KPI

L’analyse de vos indicateurs de performance clés (ou KPI) est très importante pour la croissance et la direction que vous allez donner à votre entreprise.

Étudier vos KPI vous permettra de savoir combien vous avez gagné, combien de nouveaux clients vous ont contacté, votre nombre total de clients mais surtout, cela vous permet de voir l’évolution de votre activité.

Avec monday.com, vous pouvez analyser tous vos différents KPI et leur évolution dans le temps sur une seule plateforme.