Face à un environnement de plus en plus exigeant, de nombreuses entreprises adoptent la gestion de projet. Le risque de dérive apparaît rapidement. La gestion multi-projets présente des enjeux cruciaux, avec des impacts potentiels sur la réussite du plan stratégique :

• Gérer une charge mentale sans cesse croissante.
• Respectez les délais qui se chevauchent.
• Maintenir la productivité des employés.

Pour gagner en sérénité, plusieurs méthodes permettent de gérer un portefeuille de projets et de le suivre efficacement, sans générer de stress indésirable.

Vos équipes comme vos managers ont tout à gagner à les appliquer et à mettre en place un outil de pilotage. Codeur.com et monday.com vous présentent leurs conseils pour éviter le stress dans la gestion de vos multiples projets.

1. Centralisez vos projets

La gestion de plusieurs projets commence inévitablement par centralisation au sein d’un seul outil. Excel est aujourd’hui rapidement dépassé compte tenu du nombre et de la complexité des projets dans une entreprise.

Les équipes sont diverses et peuvent provenir de différents départements, il est donc essentiel de favoriser le travail collaboratif. Sans centralisation, vous risquez d’être débordé et le risque d’échec est réel.

Consolider votre portefeuille vous permettra de :

• jongler facilement entre vos différentes équipes, les délais et vos tableaux de bord ;
• d’avoir un état des lieux précis de l’avancement des tâches, accessible à tous et à tout moment ;
• gérer efficacement l’allocation des ressources.

Le tableau de bord global est utile pour optimiser votre gestion et maîtriser les risques de dérive.

2. Bien définir les objectifs

La première étape d’un projet concerne vos objectifs : il est essentiel de les déterminer lors de la rédaction du cahier des charges. La réflexion doit déboucher sur des objectifs raisonnables et atteignables, évalués au niveau de chaque projet. Vous disposerez ainsi d’une cartographie exhaustive.

Certains objectifs sont essentiels :

• Limite de temps.
• Nature des livrables.
• Respect du budget.

Cette feuille de route peut être intégrée à votre outil de gestion multi-projets.

Soyez vigilant : les objectifs doivent être compris et donc précis.

La Méthode INTELLIGENTE sera utile, mais souvenez-vous des points suivants :

• Le timing doit être précis : une date précise est indispensable.
• Il faut chiffrer les objectifs : 10% d’augmentation du chiffre d’affaires, 15 nouveaux clients en sont des exemples éloquents.
• Ils doivent être réalistes, au risque de décourager immédiatement vos équipes.

3. Prioriser les tâches

Pour définir vos priorités, concentrez-vous sur les objectifs qui ont le plus d’impact sur la gestion stratégique de l’entreprise et les risques qui en découlent. Par exemple, si l’objectif prioritaire est axé sur la croissance du chiffre d’affaires, concentrez-vous sur le projet et les tâches qui permettent de le réaliser rapidement.

La priorisation permet également de gérer l’allocation des ressources : si vous constatez qu’un de vos collaborateurs est surchargé, vous pouvez recentrer son activité sur les tâches identifiées comme prioritaires.

La matrice d’Eisenhower sera utile. Vous pouvez définir les tâches selon leurs critères d’urgence et d’importance. Vous pouvez ensuite les contrôler facilement, par exemple en utilisant le Méthode Kanban.

4. Ajustez les calendriers

Les délais intenables sont l’un des plus grands facteurs de stress pour vos employés. Une pression accrue peut entraîner des situations graves telles que le burn-out et donc des arrêts de travail. Une rétroplanification appropriée limite ce risque.

Par ailleurs, une mauvaise pratique fréquente lors de la gestion de plusieurs projets concerne la mauvaise gestion des délais, avec plusieurs échéances aux mêmes dates ou trop rapprochées.

Un outil permet de détecter ces dérives en un clin d’œil. Par exemple, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt et identifier ces sources de stress.

Ajuster les calendriers en échelonnant les échéances permettra à vos employés de mieux gérer leur charge de travail, et vous gagnerez en tranquillité d’esprit.

5. Évitez la micro-gestion

Ce mode de management peut devenir néfaste pour les équipes. Il en résulte un contrôle intense et excessif du travail des salariés, qui est perçu comme un manque de confiance.

Pour sortir de ce système, la délégation et la confiance sont les clés. En laissant une marge de manœuvre aux salariés, ils seront plus impliqués et plus sereins. Un outil efficace leur permet de prioriser eux-mêmes leurs tâches.

Un rétroplanning couplé à un tableau de bord global vous permettra de détecter des dérives de charge ou des alertes sur les délais, sans alourdir les équipes. Si tout est sous contrôle, laissez-les faire et continuez à suivre votre tableau de bord, sans leur demander constamment des rapports.

Vous devez vous concentrer sur la gestion macro et gérer les risques, en faisant les compromis nécessaires. La méthode OKR, par exemple, peut vous aider à trouver le bon équilibre.

6. Utilisez les bons outils

Pour appliquer ces conseils et méthodes, un outil de gestion deviendra vite indispensable. monday.com a été créé pour accompagner les équipes dans la gestion de projet, gagner du temps pour être efficace et productif.

Vous pourrez créer un portefeuille de projets centralisé. monday.com vous propose modèles prêts à l’emploi pour faciliter l’installation. Deux modèles seront particulièrement adaptés :

• Le modèle « Plusieurs projets »
• Le modèle « Gestion de projet avancée »

monday.com prévoit la mise en place d’alertes automatiques : des rappels par email permettent d’anticiper les échéances et de suivre les jalons ou échéances prioritaires. Les employés sont guidés dans l’exécution de leurs tâches.

Plusieurs intégrations facilitent également la collaboration : Slack, Zoom ou Teams font partie des applications qui se synchronisent avec monday.com.

Un démarrage rapide, des tâches automatisées et un partage facile : notre outil de gestion de projet vous aidera à atteindre vos objectifs et à motiver vos équipes.